Informe de gestión diciembre de 2017

*La entrega fue un saldo en el banco.

*No hay claridad en cómo se comporta el flujo de efectivo. *Créditos de consumo abiertos (1)

• Pérdida de dinero – Fraude
• No planeación
• Hacer inversiones o ejecutar gastos no adecuados.

*Utilización de recursos de compromisos futuros.

(gastos fijos, Proveedores recurrentes)

• Sobrecostos – Despilfarro

*Políticas y controles que están detallados en los medios de pago.

• Para diciembre de 2017 estar con las cuentas recurrentes al día.
• Presupuestado Vs Ejecutado desviación >= 90%

(cheques, Tarjetas)

• La mayoría de los pagos a terceros se realizan a través de cheque.* Giro de cheques por montos representativos a empleados con el fin de disponer de efectivo para pagar obligaciones de la copropiedad.
• Banca virtual utilizada solo para consultas.
• Pagos a terceros sin revisión ni supervisión.

• Pérdida de dinero – Fraude
• Conflicto de intereses
• Afectación a la integridad de los empleados (1)
• Extralimitación de funciones

• Estructurar la banca Virtual (2)
• Segregación de funciones (Asegurando control y supervisión)

*100% de los pagos a principales proveedores mediante transferencia.

*Utilización de cheques única y exclusivamente en casos de emergencia.

*Solicitud de propuestas a otros bancos que faciliten los procesos y presten mejor servicio.

• Evaluación de servicios y tarifas ofrecidas por el Banco Caja Social

Vs las ofertas de los otros bancos. (Bancolombia, Bogotá y

Davivienda)

• Apertura de cuentas pagadoras (3)

1. Traslado de fuertes sumas de dinero en efectivo sin seguridad)
2. Roles y perfiles adecuados con niveles de seguridad y supervisión (Usuarios de Administradores, Consulta, Preparadores y aprobadores).
3. Cuentas para pago a parte del recaudo, facilitar conciliación, claridad en el manejo de los recursos y mayor control en pagos.

• Problemas con la identificación de recaudo, tarjetas duplicadas para la referenciación y aplicación del mismo.
• No hay seguimiento al comportamiento de las cuentas por identificar.
• Informes de cobros jurídicos y pre jurídicos atrasados y sin seguimiento y supervisión por parte de la Admón.

*Cuenta contable con una bolsa de recaudo sin identificar

*Constantes reclamaciones por ajustes en los estados de cuenta de los usuarios, ocasionando malestar y desconfianza.

* Reemplazo segunda semana de junio de 235 tarjetas duplicadas a $0 costo. (Et I: 94 – Et 2:141)

*Políticas y procesos para el manejo en casos de reposición de tarjetas recaudo.

*Poner un corresponsal bancario o punto pago en el centro comercial como canal adicional de pago.

*Definir una política y procedimiento claro para los tiempos de la cartera (Cobros pre jurídico, jurídicos, acuerdos de pago, etc.) * Automatizar el recaudo con el sistema contable Sysco. Por archivo plano se descargue la cartera(3)

*Llegar a cierre de 2017 con un recaudo identificado al 98%

1. Desconocimiento y mala asesoría del banco en la

codificación y estructura de las tarjetas referenciadas.

1. Garantizar 100 % la identificación del recaudo(3) Se reduce error humano en la identificación del recaudo, genera tiempo a las asistentes para hacer otras cosas.

• No hay políticas definidas para el manejo de caja menor
• Manejo de caja menor sin seguimiento, ni controles específicos para el manejo del efectivo.
• No hay control del gasto ni supervisión del mismo.

• Riesgo de fraude.
• Pérdida de dineros caja chica.
• Manejo inadecuado del efectivo.

* Abastecimiento de Caja menor con efectivo de Parqueaderos para eliminar la emisión de cheques. (Temporal)

• Elaboración de presupuesto mensual por concepto de papelería y útiles de oficina. Quitar estos gastos por caja menor. * Definir un medio de pago para controlar el gasto (1) * Definir una política de gastos por caja menor.
• Programación periódica de arqueos.

• Este definido por asamblea que presentó el consejo anterior.
• Presupuesto propuesto con cartera cobrada al 100%.
• No hay control en ejecución.
• Gastos sin evaluar opciones o realizar un diagnóstico adecuado.

• Perdida de dinero.
• Sobrecostos.
• Gastos ejecutados sin razon aparente.

• Revisión de las cuentas por pagar existentes al momento de la entrega por parte de Consejo 2016 y Admón salientes.
• Pago a los gastos justificados y verificados a la entrega.

*Verificación de gastos ejecutados.

• Verificación y reducción de gastos inoficiosos que no se requieren.

(1)

• Contacto con Centro Jurídico Internacional solicitando portafolio de servicios, para evaluar el valor agragado que ofrecen al conjunto y definir la continuidad del contrato.

• Establecimiento de un protocolo de autorización para gastos y pagos de facturas.
• Seguimiento y control Vs el Presupuesto.
• Ejecución del gasto necesario Vs el comportamiento del disponible.

• Contratos con muchos vacios.
• No hay seguimiento y control a tareas especificas (Proveedores recurrentes)
• No se presentan políticas de pago claras.
• Se pagan con cheques con rechazos hasta de tres intentos, esto afectaba a la caja porque no se tenia claro el pago

• No hay control en la operación.
• Diferencias en los estados de cuentas.
• No disponer de la estructura necesaria en documentos y contratos en caso de requerir hacer una reclamación. * Pérdida de garantías en trabajos.
• Sobrecostos, fraudes, prebendas

• Circularización de estados de cuentas.
• Acuerdos y políticas de pago.
• Evaluación de los contratos más representativos y con problemas de ejecución.

• Definir políticas claras de manejo proveedores. (1)
• Evaluar 100% los contratos, pólizas y servicio prestado.
• Definir políticas claras de asignación de obras y contratación.

2017

*Entrega de un informe con muchos vacíos en el contenido, diferencias en cifras, sin un ejercicio claro y gerencial.

* No se cuenta con un cierre efectivo, claro y periódico.

• No hay información para la toma de decisiones.
• No existe seguimiento y control.
• No hay indicadores de gestión, por ende, no hay mejora.
• Manejo inadecuado de los recursos económicos.

• Definición de cierres y cortes financieros.
• Control de las cuentas y conocimiento del sistema contable.

• Evaluación y exigencia de mayor presencia del Contador.
• Mayor presencia y efectividad de la revisoría fiscal.
• Definir y estructurar informes gerenciales que ayuden a la presentación y toma de decisiones.
• Capacitar y evaluar equipo para la elaboración, apoyo y ejecución contable y financiera.

• Definir informes.
• Exigir presentación mensual de Estados Financieros.
• Cronograma y presentación de

Informes.

• Se reciben las diferentes áreas de gestión con poca y en algunos casos nula información.
• Facturación acumulada por pagar, tanto de los proveedores principales como de quienes prestan servicios secundarios.

*Anticipos pendientes por legalizar. (1)

• Delegación total de las responsabilidades del Administrador a las asistentes, sin supervisión ni orientación en los procesos.

*Afectación de la Póliza de Manejo ligada a la Póliza de Zonas Comunes para recuperación de los dineros presuntamente sustraidos por la anterior asistente de Administración.

• Acciones fraudulentas
• Pérdida de dineros
• Extralimitación de funciones
• Abusos de confianza por partede los empleados.
• Deterioro en la relación con los proveedores* Suspensción de los servicios básicos para la copropiedad.
• Acciones jurídicas contra la copropiedad por mora e incumplimiento en los contratos de servicios.

• Revisión de las cuentas por pagar existentes al momento de la entrega por parte de Consejo 2016 y Admón salientes.
• Pago a los gastos justificados y verificados a la entrega.
• Reunión con la Administración saliente para aclaración de cuentas y firma de reclamación de Póliza, autorizados a favor de la copropiedad $19.000.000, por recuperar $7.000.000.

• Implementación de seguimientos periódicos a la gestión de las asistentes.
• Definición de roles y asignación de responsabilidades.
• Fortalecimiento de sistema de control interno.
• Gestión a la vista
• Plan de capacitación, retroalimentación y evaluación por parte de la Administradora a las asistentes.

• Prorroga automática de contratos, por falta de control y seguimiento de los mismos.
• Pagos a contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales.

*Carencia de pruebas documentales para la exigibilidad de cubrimiento de las pólizas ante algún siniestro.

• Pérdida de documentos legales.

*Carencia de archivo histórico de Contratación.

*No se puede establecer la vigencia de los contratos.

• Implementar el archivo de los contratos en forma de expedientes, con todos sus soportes legales, en forma consecutiva y debidamente foliados, de acuerdo a las normas de gestiòn documental.
• Establecimiento de un protocolo para el seguimiento, ejecución, terminación y archivo de los contratos.

*Implementar hoja de ruta para cada contrato.

*Auditoria trimestral del estado de los contratos de la Coopropiedad.

*Imposibilidad de validar el proceso y los criterios de toma de decisiones del consejo.

• Contrato por valor de $105,096,000
• Pagado a la fecha el 95%, la suma de $93,561,000, sin seguimiento, no se evidencian controles al avance de la obra.
• No se encontró estudio de mercado para el deteminar el valor de los equipos adquiridos por la copropiedad.
• Se inició la ejecución del contrato sin tener el pago total de aporte por citofonia de los 517 apartamentos: 49 apartamentos no han pagado el valor causado por citofonia .
• 164 apartamentos únicamente han cancelado el valor inicial de $30,000
• A la fecha el contrato no ha sido terminado, pendiente efectuar evaluación de funcionamiento en cada uno de los apartamentos. * Cambio de condiciones en el contrato, para recaudar dineros de un tercero (Empresa) a los residentes por concepto de pago de Citófonos .

• Falta estudio técnico
• Conflicto de intereses por falta de información.
• Sobrecostos sin precisar.
• Afectación a la buena moral de los copropietarios* Extralimitación de funciones por realizar contratación sin el presupuesto total y por ende, comprometer el presupuesto de la copropiedad.
• Pérdida o desvío de dineros por manejos de efectivo que no es responsabilidad de la copropiedad.

• Verificación de las responsabilidades del Contratista
• Identificación de equipos sin instalar y daños recurrentes.* Ubicación del domicilio de la empresa del contratista *Reunión con el contratista y reinicio de trabajos.

• Verificar el funcionamiento de los citofonos instalados.

*Proceder a instalar las unidades faltantes.

• Disponer del efectivo necesario para liquidar el contrato.
• Definir una política de pago oportuno y buen servicio.
• Programación mantenimientos anuales
• El contrato se encuentra en revisión jurídica.

• No existen cuadros de rutas de mantenimiento que permitan identificar el mantenimiento a las cubiertas de las 11 torres. Se evidencian 3 apartamentos críticos por la temporada invernal, ubicados en pisos 12.
• No existe planeación y proyección presupuestal que permita identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
• No hay políticas definidas de mantenimiento general.

• Afectación a propiedad privada de Copropietarios y a su calidad de vida.
• Daños graves a las estructura de las cubiertas de las torres.
• Sobrecostos por reparaciones fuera del tiempo adecuado.

• Realizar diagnóstico de las cubiertas de las 11 torres y de las fachadas de la copropiedad.

*Planear y presupuestar el mantenimiento de las cubiertas.

• Proyectar los mantenimientos de acuerdo a la priorización que se realice en campo.(1)

• Empleado de tiempo completo
• Subutilizado para la función propia de ornato de la copropiedad. *No existe supervisión y asignación de tareas

• Verificación de contratos laborales
• Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
• Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.

Organización del trabajo del Todero

• Empleado de tiempo completo.
• Subutilizado para la función propia de mantenimientos de la copropiedad.
• No existe supervisión y asignación de tareas

• Mantenimientos nulos ó deficientes ante la carencia de rutas de programación en las torres y áreas comunes * Sobrecostos por ineficiencia en los mantenimientos preventivos.
• Deterioro de las Zonas Comunes

• Verificación de contratos laborales
• Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
• Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
• Realización de reparaciones menores

• Cobro adicional por insumos de aseo que genera Sobrecostos.
• Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.

• Se reciben inventarios de Oficinas por escrito.
• Inventarios de Herramientas y Maquinaria sin verificar.

• Pérdida y/o daño de Herramientas y Maquinaria
• Gastos injustificados por falta de control* Sobrecostos

• Realizar el levantamiento de inventarios de Herramientas, Maquinarias y Equipos de la copropiedad.
• Identificar lo que se encuentra en buen estado y lo que requiere mantenimiento, sustitución o baja.

• 71 Canecas por toda la etapa, 30% deterioradas, que por su condición ya no cumplen con los requerimientos para el almacenamiento de los residuos.
• Pisos deteriorados con fisuras que impiden la adecuada limpieza e higiene.
• Desniveles de los pisos que favorecen la acumulación de residuos liquidos.
• Ausencia de iluminación en algunos de los Shuts
• Ausencia de Señalización y Carteles informativos que incentive la clasificación de los residuos y buenas prácticas en su manejo.

• Afectación a la copropiedad por incumplimiento de normas sanitarias.
• Afectación a la buena imagen y estetica de la copropiedad.

*Establecer un presupuesto y planeación para la ejecuciónd e la obra

• Contrato por valor de $159,508,572
• Pagado a la fecha el 93%, restando por pagar la suma de

$16,901,714

*Sin seguimiento, no se evidencian controles al avance de la obra.

• No se encontró evidencia de para deteminar el valor a contratar.
• Se viene ejecutando el contrato con presupuesto de la copropiedad .
• En el contrato se incluyó el mantenimiento exterior de unos

apartamentos que presentaban humedad

• A la fecha el contrato no ha sido terminado, pendiente efectuar evaluación y liquidado.
• Pendiente que el contratista realice los correctivos requeridos.

• Falta estudio técnico
• Conflicto de intereses por falta de información.
• Afectación a la buena moral de los copropietarios* Extralimitación de funciones por realizar contratación sin cumplimiento de requisitos técnicos y comprometiendo el presupuesto de la copropiedad.

• Verificar la terminación del contrato.

*Proceder a realizar las correcciones respectivas faltantes.

• Disponer del efectivo necesario para liquidar el contrato.
• Definir una política de pago oportuno y buen servicio.
• Programación mantenimientos anuales con estudios tecnicos.

• No existen cuadros de rutas de mantenimiento que permitan identificar el mantenimiento a las cubiertas de las 12 torres. Se evidencian 6 apartamentos críticos por la temporada invernal, ubicados en pisos 12.
• No existe planeación y proyección presupuestal que permita identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
• No hay políticas definidas de mantenimiento general.

• Afectación a propiedad privada de Copropietarios y a su calidad de vida.
• Daños graves a las estructura de las cubiertas de las torres.
• Sobrecostos por reparaciones fuera del tiempo adecuado.

• Realizar diagnóstico de las cubiertas de las 12 torres y de las fachadas de la copropiedad.

*Planear y presupuestar el mantenimiento de las cubiertas.

• Proyectar los mantenimientos de acuerdo a la priorización que se realice en campo.(1)

• Aportado por el proveedor de aseo.
• No existe supervisión y asignación de tareas

• Verificación de contratos laborales
• Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
• Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.

Organización del trabajo del Todero

• Aportado por el proveedor de aseo.
• No existe supervisión y asignación de tareas
• No hay políticas definidas de mantenimiento general.
• No existe planeación ni proyección presupuestal que permitan identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
• Roles del todero no definidos claramente.

• Mantenimientos nulos ó deficientes ante la carencia de rutas de programación en las torres y áreas comunes * Sobrecostos por ineficiencia en los mantenimientos preventivos.
• Deterioro de las Zonas Comunes
• Desplazamiento de tiempo en actividades que no corresponden a los objetivos del cargo.

• Verificación de contratos laborales
• Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
• Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
• Realización de reparaciones menores

• Programación mantenimientos anuales.
• Definir contratación optima para la copropiedad.

• Contrato con empresa privada. (Cómo se llama la empresa y cuanto vale por mes, ofrecer los mismos datos que en Etapa I)
• No existe cuadros diarios y semanales de mantenimientos, carece de supervisión.

• Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.
• Deterioro de las zonas comunes por falta de planeación y supervión efectiva.

• Se reciben inventarios de Oficinas por escrito.
• Inventarios de Herramientas y Maquinaria sin verificar.

• Pérdida y/o daño de Herramientas y Maquinaria
• Gastos injustificados por falta de control* Sobrecostos

• Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios de Herramientas, Maquinarias, Equipos y activos en general de la copropiedad.
• Identificar lo que se encuentra en buen estado y lo que requiere mantenimiento, sustitución o baja.

*No se encontró registro de mantenimiento por equipos dañados ó fuera de servicio.

• Deterioro de Equipos por ausencia de mantenimeinto preventivo.
• Inseguridad por ineficiencia en las comunicaciones.

Puertas Portería Principal y Torres

• Visagras deterioradas
• Puertas desajustadas

• Daños a la infraestructura.
• Inseguridad en el ingreso a las torres
• Lesiones a personas por caída de una puerta.* Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.

• 71 Canecas por toda la etapa, 30% deterioradas, que por su condición ya no cumplen con los requerimientos para el almacenamiento de los residuos.
• Pisos deteriorados con fisuras que impiden la adecuada limpieza e higiene.
• Desniveles de los pisos que favorecen la acumulación de residuos liquidos.
• Ausencia de iluminación en algunos de los Shuts
• Ausencia de Señalización y Carteles informativos para la clasificación de los residuos y buenas prácticas en su manejo.

• Afectación a la copropiedad por incumplimiento de normas sanitarias.
• Afectación a la buena imagen y estetica de la copropiedad.

*Establecer un presupuesto y planeación para la ejecuciónd e la obra

• Contrato por valor de $159,508,572
• Pagado a la fecha el 93%, restando por pagar la suma de

$16,901,714

*Sin seguimiento, no se evidencian controles al avance de la obra.

• No se encontró evidencia de para deteminar el valor a contratar.
• Se viene ejecutando el contrato con presupuesto de la copropiedad .
• En el contrato se incluyó el mantenimiento exterior de unos

apartamentos que presentaban humedad

• A la fecha el contrato no ha sido terminado, pendiente efectuar evaluación y liquidado.
• Pendiente que el contratista realice los correctivos requeridos.

• Falta estudio técnico
• Conflicto de intereses por falta de información.
• Afectación a la buena moral de los copropietarios* Extralimitación de funciones por realizar contratación sin cumplimiento de requisitos técnicos y comprometiendo el presupuesto de la copropiedad.

• Verificar la terminación del contrato.

*Proceder a realizar las correcciones respectivas faltantes.

• Disponer del efectivo necesario para liquidar el contrato.
• Definir una política de pago oportuno y buen servicio.
• Programación mantenimientos anuales con estudios tecnicos.

• No existen cuadros de rutas de mantenimiento que permitan identificar el mantenimiento a las cubiertas de las 12 torres. Se evidencian 6 apartamentos críticos por la temporada invernal, ubicados en pisos 12.
• No existe planeación y proyección presupuestal que permita identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
• No hay políticas definidas de mantenimiento general.

• Afectación a propiedad privada de Copropietarios y a su calidad de vida.
• Daños graves a las estructura de las cubiertas de las torres.
• Sobrecostos por reparaciones fuera del tiempo adecuado.

• Realizar diagnóstico de las cubiertas de las 12 torres y de las fachadas de la copropiedad.

*Planear y presupuestar el mantenimiento de las cubiertas.

• Proyectar los mantenimientos de acuerdo a la priorización que se realice en campo.(1)

• Aportado por el proveedor de aseo.
• No existe supervisión y asignación de tareas

• Verificación de contratos laborales
• Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
• Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.

Organización del trabajo del Todero

• Aportado por el proveedor de aseo.
• No existe supervisión y asignación de tareas
• No hay políticas definidas de mantenimiento general.
• No existe planeación ni proyección presupuestal que permitan identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
• Roles del todero no definidos claramente.

• Mantenimientos nulos ó deficientes ante la carencia de rutas de programación en las torres y áreas comunes * Sobrecostos por ineficiencia en los mantenimientos preventivos.
• Deterioro de las Zonas Comunes
• Desplazamiento de tiempo en actividades que no corresponden a los objetivos del cargo.

• Verificación de contratos laborales
• Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
• Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
• Realización de reparaciones menores

• Programación mantenimientos anuales.
• Definir contratación optima para la copropiedad.

• Contrato con empresa privada. (Cómo se llama la empresa y cuanto vale por mes, ofrecer los mismos datos que en Etapa I)
• No existe cuadros diarios y semanales de mantenimientos, carece de supervisión.

• Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.
• Deterioro de las zonas comunes por falta de planeación y supervión efectiva.

• Se reciben inventarios de Oficinas por escrito.
• Inventarios de Herramientas y Maquinaria sin verificar.

• Pérdida y/o daño de Herramientas y Maquinaria
• Gastos injustificados por falta de control* Sobrecostos

• Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios de Herramientas, Maquinarias, Equipos y activos en general de la copropiedad.
• Identificar lo que se encuentra en buen estado y lo que requiere mantenimiento, sustitución o baja.

*No se encontró registro de mantenimiento por equipos dañados ó fuera de servicio.

• Deterioro de Equipos por ausencia de mantenimeinto preventivo.
• Inseguridad por ineficiencia en las comunicaciones.

• Visagras deterioradas
• Puertas desajustadas

• Daños a la infraestructura.
• Inseguridad en el ingreso a las torres
• Lesiones a personas por caída de una puerta.* Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.

• 71 Canecas por toda la etapa, 30% deterioradas, que por su condición ya no cumplen con los requerimientos para el almacenamiento de los residuos.
• Pisos deteriorados con fisuras que impiden la adecuada limpieza e higiene.
• Desniveles de los pisos que favorecen la acumulación de residuos liquidos.
• Ausencia de iluminación en algunos de los Shuts
• Ausencia de Señalización y Carteles informativos para la clasificación de los residuos y buenas prácticas en su manejo.

• Afectación a la copropiedad por incumplimiento de normas sanitarias.
• Afectación a la buena imagen y estetica de la copropiedad.

*Establecer un presupuesto y planeación para la ejecuciónd e la obra

responder. Se Resalta como mayor queja los temas de filtraciones debido a la temporada de invierno, presentando 32 qujas por este motivo. Algunos temas de facturación y cartera también hacen parte importante de las quejas recibidas con un total de 7 quejas, todas por cobro de la multa por inasistencia a la asamblea. En el campo de convivencia hay nueve quejas por ruidos principalmente de otros vecinos. 3 quejas por mantenimiento de puertas, citofonos, bombas de agua. Durante el mes de abril se reciben

6 quejas y en mayo 14 más, una de etapa 1 y las demás de etapa 2

• Insatisfacción General de la comunidad, lo que promueve un ambiente de hostilidad.
• Afectación de la calildad de vida de los residentes* No disponer de un registro actualizado de lo que está solicitando la comunidad.
• Las quejas en facturación y cartera pueden causar descuadres contables.

• Instrucciones a las asistentes de cada Etapa de indicar a los Residentes la presentación de PQRS únicamente por escrito de tal forma que siempre haya un registro.
• Uno de los temas más relevantes corresponde a las filtraciones, para lo cual el Comité de Mantenimiento ha realizado ronda para establecer las prioridades y definir un plan de intervención.

• Definir un modelo para el manejo de PQRs.
• Desarrollar un aplicativo en Internet para que la Comunidad PCS pueda reportar las PQRs y a la vez obtener trazabilidad del trato de las mismas
• En esta semana se circularizará a los propietarios vía e-mail para actualizar la base de datos.
• Se está tomando el control de la página web del conjunto, ésta no se utilizaba y es una herramienta que favorece la comunicación.

• Conflictos graves entre vecinos.
• Deterioro de la calidad de vida de los residentes.
• Personas Lesionadas
• Inseguridad
• Deterioro en la imagen y estética del conjunto

• El ingreso de los visitantes no se controla con la rigurosidad que se requiere. (Etapa II)
• Los protocolos de seguridad se aplican de manera parcial según el equipo de vigilantes de turno. (Etapa II)

• Presentación de robos y daños a la propiedad privada y común.
• Pérdida de credibilidad de la comunidad en quienes prestan el servicio de vigilancia.
• Afectación a la calidad de vida de los residentes.* Vunerabilidad ante actos delincuenciales

• Profundizar en los protocolos de seguirdad establecidos para la copropiedad y evalaur su aplicación.
• Establecer reunión la Gerencia de la Empresa de Vigilancia para conocer el panorama de riesgos de la copropiedad * Conocer el modelo de evaluación que se tiene para el cumplimiento de las labores vigilancia
• Establecer acuerdos tácticos y operativos para el mejoramiento de la seguridad del conjunto.

• Panorama de riesgos actualizado y publicado.
• Retroalimentación documetnada al

equipo de vigilancia * Check list de acuerdos

* Algunas personas demuestran un alto grado de intolerancia frente a las mascotas de otros residentes.

• Proliferación de enfermedades por hábitos de higiene inadecuados.
• Lesiones a los transeuntes por mordeduras, golpes o caídas.
• Conflitos entre vecinos.
• Deterioro en la imagen y la estética de la copropiedad.

• Fortalecer las campañas educativas que promuevan mejores prácticas en la tenencia de mascotas.
• Cultivar la toleracia mediante comunicaciones positivas y permanentes que incentiven el respeto por la diferencia.

• El Contratista encargado del reciclaje percibe mejores prácticas en la clasificación deresiduos en la Etapa I.
• Baja cultura de manejo adecuado de los residuos en la Etapa II. * El orden y la clasificación de los residuos en los Shuts es altamente ineficiente.

• Proliferación de enfermedades por hábitos de higiene inadecuados.
• Propagación de Plagas
• Deterioro en la imagen y la estética de la copropiedad.* Deterioro de la Calidad de vida

• Implementar señalización, que refuerce los conceptos de clasificación de los residuos y adecuadas prácticas en el manejo de los mismos.
• Programar actividad pedagógica que contribuya a la creación de cultura.

• Contactar entidad de apoyo
• Cronograma de actividades definido a

Agosto de 2017

• Por general la población infantil del conjunto hace uso adecuado de las zonas comunes y tienen comportamiento adecuado.

*Existen imaginarios en el colectivo de que los NO-Propietarios, causan más daños a la copropiedad y son desinteresados por los asuntos de la misma. Indiferencia.

• Con frecuencia se observa un ambiente de critica destructiva, desplazando la responsabilidad de las cosas que no están bien dentro de la copropiedad a ciertos grupos o personas.
• Un segmento muy reducido de los residentes se inquieta por los problemas de la comunidad y son aún menos los que aportan soluciones.
• Se observa una alta orientación a la queja y al reclamo, cuando las personas se sienten vulneradas, a tal punto que algunos consideran un derecho vulnerar a otros.
• Baja actitud propositiva en soluciones orientadas a la mejora.

• Actos discriminatorios
• Malos entendidos
• Ambiente negativo y pesimista
• Pánico colectivo
• Conflictos entre vecinos
• Deterioro de la Calidad de vida

• Observación de campo
• Charlas con algunos residentes.

• Promover encuentros entre vecinos para fortalecer el significado de vivir en comunidad y desarrollar estratégias de manera conjunta para incentivar mejores prácticas de convivencia.
• Diseñar y ejecutar actividades con la población infantil y adolescente del conjunto, que promuevan los valores de la convivencia y que los hagan protagonistas y promotores de cambio cultural al interior de sus hogares.

• 2 Torres de cada etapa convocadas por mes, para un total de 4 mensuales.

Impacto al 100% en 6 meses

• Cronograma con temáticas y actividades a desarrollar con la población infantil y adolescente.

• En ocasiones se filtra información tergiversada entre la comunidad que se da como cierta sin confirmar ni validar.
• Algunos miembros de la copropiedad no evaluan la pertinencia de la comunicación en tiempo, espacio y lugar, por lo que esperan ser atendidos a cualquier momento y en cualquier lugar, sin validar coon su interlocutor si éste lo puede atender.
• Se observa una tendencia a hacer reclamaciones que no se enfocan en la necesidad y la solución requerida, sino más bien en emitir juicios y apreciaciones, algunas sin fundamento.
• La comunidad en general se ha sentido vulnerada en este aspecto, ya que muchas de sus solicitudes, quejas y sugerencias no han sido atendidas, lo que ha generado malestar y escepticismo.

• Malos entendidos
• Ambiente negativo y pesimista
• Pánico colectivo
• Vulnerar los derechos de las personas* Ambiente de escepticismo, desconfianza y desesperanza.

*Se establecieron categorias para su analisis y priorización.

• Diseño e implementación de un modelo para la recepción y manejo de PQRS, dónde se parametricen tiempos y niveles de respuesta.
• Implementación de aplicativo para la adminitración de PQRS* Promover encuentros entre vecinos para fortalecer el significado de vivir en comunidad y desarrollar estratégias de manera conjunta para incentivar mejores prácticas de convivencia.
• Apalancamiento en herramientas tecnológicas para mejorar los procesos de divulgación de información a la comunidad.
• Presencia periódica y programada de los consejeros en las Etapas para interactuar con los residentes.

• Prueba piloto de Aplicativo para el mes de Julio/2017
• Aplicativo en ejecución para

agosto/2017

• Instalación de Monitores para la divulgación de infomación a Julio/2017 * Cronograma de Asistencia de Consejeros a la administración.

Administración y el Consejo

• Debido a experiencias pasadas no gratas se percibe escepticismo en la gestión del consejo de administración.
• Idea muy arraigada acerca de que los problemas de la copropiedad y sus soluciones son de responsabilidad de la Adminitración y el Consejo.

• Ambiente de escepticismo, desconfianza y desesperanza.
• Desempoderamiento y desinterés de la comunidad respecto a la responsabilidad colectiva que se tiene de la realidad en la que se vive.

• Estrategia de Gestión a la Vista que proyecte transparencia y rigurosidad en procesos, decisiones y acciones .
• Estudio y aplicación de Código de conducta de los consejeros.

• Presentación de Informes de Gestión Administrativa y de Consejo con periodicidad trimestral.
• Sesión de Consejo orientada a la revisión y estudio del Còdigo de Conducta para Julio/2017

• Gran parte de la comunidad escucha y es paciente ante las necesidades, dando tiempo prudencial para su solución.
• Tendencia a personalizar los conflictos y magnificar su trascendencia.* Baja disposición al diálogo por parte de algunos miembros de la comunidad, tendiendo a manifestarse continuamente a través de derechos de petición, que en algunos casos no están bien fundamentados.
• Actitud defensiva ante el diálogo con otros, demostrando intransigencia frente la otra parte.

• Ambiente hostil y de prevención con las personas.
• Hipersensibilidad en el ambiente
• Reactividad en las personas y actitud defensiva.
• Proliferación de conflictos.