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Informe de gestión diciembre de 2017

1. Financiero, Contable y Administrativo
SUBTEMASESTADO EN QUE SE RECIBERIESGOS ASOCIADOSACCIONES DE CONTINGENCIA EJECUTADASPLANES DE ACCIÓNINDICADORESOBSERVACIONES
Caja *No hay control, no hay informe de flujos de caja.

*La entrega fue un saldo en el banco.

*No hay claridad en cómo se comporta el flujo de efectivo. *Créditos de consumo abiertos (1)

  • Pérdida de dinero – Fraude
  • No planeación
  • Hacer inversiones o ejecutar gastos no adecuados.

*Utilización de recursos de compromisos futuros.

(gastos fijos, Proveedores recurrentes)

  • Sobrecostos – Despilfarro
*Construcción del flujo de caja.

*Políticas y controles que están detallados en los medios de pago.

*Definir y detallar el informe que cruce con los Estados Financieros. *Proyectarlo a un año.*Contar con un disponible mínimo para contingencias.

  • Para diciembre de 2017 estar con las cuentas recurrentes al día.
  • Presupuestado Vs Ejecutado desviación >= 90%
(1) Crédito abierto en ferretería de C. Comercial para el abastecimiento de materiales y herramientas de ferretería, sin control ni seguimiento.
Banca Virtual y medios de pago

(cheques, Tarjetas)

  • La mayoría de los pagos a terceros se realizan a través de cheque.* Giro de cheques por montos representativos a empleados con el fin de disponer de efectivo para pagar obligaciones de la copropiedad.
  • Banca virtual utilizada solo para consultas.
  • Pagos a terceros sin revisión ni supervisión.
  • Pérdida de dinero – Fraude
  • Conflicto de intereses
  • Afectación a la integridad de los empleados (1)
  • Extralimitación de funciones
  • Estructurar la banca Virtual (2)
  • Segregación de funciones (Asegurando control y supervisión)

*100% de los pagos a principales proveedores mediante transferencia.

*Utilización de cheques única y exclusivamente en casos de emergencia.

*Solicitud de propuestas a otros bancos que faciliten los procesos y presten mejor servicio.

  • Evaluación de servicios y tarifas ofrecidas por el Banco Caja Social

Vs las ofertas de los otros bancos. (Bancolombia, Bogotá y

Davivienda)

  • Apertura de cuentas pagadoras (3)
Definir la mejor opción de Banco evaluando (servicios, canales, costos, reciprocidad) Meta próximo informe de Gestión.
  1. Traslado de fuertes sumas de dinero en efectivo sin seguridad)
  2. Roles y perfiles adecuados con niveles de seguridad y supervisión (Usuarios de Administradores, Consulta, Preparadores y aprobadores).
  3. Cuentas para pago a parte del recaudo, facilitar conciliación, claridad en el manejo de los recursos y mayor control en pagos.
Recaudo
  • Problemas con la identificación de recaudo, tarjetas duplicadas para la referenciación y aplicación del mismo.
  • No hay seguimiento al comportamiento de las cuentas por identificar.
  • Informes de cobros jurídicos y pre jurídicos atrasados y sin seguimiento y supervisión por parte de la Admón.
*Aplicaciones indebidas

*Cuenta contable con una bolsa de recaudo sin identificar

*Constantes reclamaciones por ajustes en los estados de cuenta de los usuarios, ocasionando malestar y desconfianza.

*Identificación del problema con el recaudo referenciado (1)

* Reemplazo segunda semana de junio de 235 tarjetas duplicadas a $0 costo. (Et I: 94 – Et 2:141)

*Reemplazo del 100% de las tarjetas referenciadas. (2)

*Políticas y procesos para el manejo en casos de reposición de tarjetas recaudo.

*Poner un corresponsal bancario o punto pago en el centro comercial como canal adicional de pago.

*Definir una política y procedimiento claro para los tiempos de la cartera (Cobros pre jurídico, jurídicos, acuerdos de pago, etc.) * Automatizar el recaudo con el sistema contable Sysco. Por archivo plano se descargue la cartera(3)

*Definir indicadores y mostrar la evolución segundo informe de gestión 2017.

*Llegar a cierre de 2017 con un recaudo identificado al 98%

  1. Desconocimiento y mala asesoría del banco en la

codificación y estructura de las tarjetas referenciadas.

  1. Garantizar 100 % la identificación del recaudo(3) Se reduce error humano en la identificación del recaudo, genera tiempo a las asistentes para hacer otras cosas.
Caja Menor fondos de efectivo
  • No hay políticas definidas para el manejo de caja menor
  • Manejo de caja menor sin seguimiento, ni controles específicos para el manejo del efectivo.
  • No hay control del gasto ni supervisión del mismo.
  • Riesgo de fraude.
  • Pérdida de dineros caja chica.
  • Manejo inadecuado del efectivo.
*Arqueos de Caja menor y fondos de efectivo (parqueadero, Alquiler salones, etc.), semanales por un miembro del consejo.

* Abastecimiento de Caja menor con efectivo de Parqueaderos para eliminar la emisión de cheques. (Temporal)

  • Elaboración de presupuesto mensual por concepto de papelería y útiles de oficina. Quitar estos gastos por caja menor. * Definir un medio de pago para controlar el gasto (1) * Definir una política de gastos por caja menor.
  • Programación periódica de arqueos.
90% de pagos a terceros realizados a través de la banca virtual.(1) Tarjeta recargable o una cuenta a parte, que la mayoría de los consumos se realicen con pago débito, garantiza que siempre el gasto cuente con un recibo y los gastos crucen con el movimiento en bancos.
Gasto y Presupuesto
  • Este definido por asamblea que presentó el consejo anterior.
  • Presupuesto propuesto con cartera cobrada al 100%.
  • No hay control en ejecución.
  • Gastos sin evaluar opciones o realizar un diagnóstico adecuado.
  • Perdida de dinero.
  • Sobrecostos.
  • Gastos ejecutados sin razon aparente.
  • Revisión de las cuentas por pagar existentes al momento de la entrega por parte de Consejo 2016 y Admón salientes.
  • Pago a los gastos justificados y verificados a la entrega.

*Verificación de gastos ejecutados.

  • Verificación y reducción de gastos inoficiosos que no se requieren.

(1)

  • Contacto con Centro Jurídico Internacional solicitando portafolio de servicios, para evaluar el valor agragado que ofrecen al conjunto y definir la continuidad del contrato.
  • Establecimiento de un protocolo de autorización para gastos y pagos de facturas.
  • Seguimiento y control Vs el Presupuesto.
  • Ejecución del gasto necesario Vs el comportamiento del disponible.
Definir indicadores de medición próximo informe de gestión.(1) Cancelacion de planes celulares y contrato permanente con Centro Jurídico Internacional. Evaluar contratos de Jardinería
Proveedores
  • Contratos con muchos vacios.
  • No hay seguimiento y control a tareas especificas (Proveedores recurrentes)
  • No se presentan políticas de pago claras.
  • Se pagan con cheques con rechazos hasta de tres intentos, esto afectaba a la caja porque no se tenia claro el pago
  • No hay control en la operación.
  • Diferencias en los estados de cuentas.
  • No disponer de la estructura necesaria en documentos y contratos en caso de requerir hacer una reclamación. * Pérdida de garantías en trabajos.
  • Sobrecostos, fraudes, prebendas
  • Circularización de estados de cuentas.
  • Acuerdos y políticas de pago.
  • Evaluación de los contratos más representativos y con problemas de ejecución.
  • Definir políticas claras de manejo proveedores. (1)
  • Evaluar 100% los contratos, pólizas y servicio prestado.
  • Definir políticas claras de asignación de obras y contratación.
Definir la política y procedimiento Sept

2017

(1) Comité de compras, evaluación de proveedores, niveles de autorización, definir montos y alcances para aprobación.
Informes y Gestion Financiera*Entrega de un Balance bajado por sistema al corte.

*Entrega de un informe con muchos vacíos en el contenido, diferencias en cifras, sin un ejercicio claro y gerencial.

* No se cuenta con un cierre efectivo, claro y periódico.

  • No hay información para la toma de decisiones.
  • No existe seguimiento y control.
  • No hay indicadores de gestión, por ende, no hay mejora.
  • Manejo inadecuado de los recursos económicos.
  • Definición de cierres y cortes financieros.
  • Control de las cuentas y conocimiento del sistema contable.
  • Evaluación y exigencia de mayor presencia del Contador.
  • Mayor presencia y efectividad de la revisoría fiscal.
  • Definir y estructurar informes gerenciales que ayuden a la presentación y toma de decisiones.
  • Capacitar y evaluar equipo para la elaboración, apoyo y ejecución contable y financiera.
  • Definir informes.
  • Exigir presentación mensual de Estados Financieros.
  • Cronograma y presentación de

Informes.

Gestión Administrativa
  • Se reciben las diferentes áreas de gestión con poca y en algunos casos nula información.
  • Facturación acumulada por pagar, tanto de los proveedores principales como de quienes prestan servicios secundarios.

*Anticipos pendientes por legalizar. (1)

  • Delegación total de las responsabilidades del Administrador a las asistentes, sin supervisión ni orientación en los procesos.

*Afectación de la Póliza de Manejo ligada a la Póliza de Zonas Comunes para recuperación de los dineros presuntamente sustraidos por la anterior asistente de Administración.

  • Acciones fraudulentas
  • Pérdida de dineros
  • Extralimitación de funciones
  • Abusos de confianza por partede los empleados.
  • Deterioro en la relación con los proveedores* Suspensción de los servicios básicos para la copropiedad.
  • Acciones jurídicas contra la copropiedad por mora e incumplimiento en los contratos de servicios.
  • Revisión de las cuentas por pagar existentes al momento de la entrega por parte de Consejo 2016 y Admón salientes.
  • Pago a los gastos justificados y verificados a la entrega.
  • Reunión con la Administración saliente para aclaración de cuentas y firma de reclamación de Póliza, autorizados a favor de la copropiedad $19.000.000, por recuperar $7.000.000.

 

  • Implementación de seguimientos periódicos a la gestión de las asistentes.
  • Definición de roles y asignación de responsabilidades.
  • Fortalecimiento de sistema de control interno.
  • Gestión a la vista
  • Plan de capacitación, retroalimentación y evaluación por parte de la Administradora a las asistentes.
* Informes de Gestión mensuales por parte de la Administración al Consejo. * Informes de Gestión trimestrales por parte del Consejo a los Copropietarios * Recuperación de dinero sustraído al 100%.(1) Anticipo de Administración por gastos navideños aún sin legalizar por valor de $1.000.000.
Contratos*Contratos con Terceros archivados en una AZ, sin los soportes legales para los respectivos pagos, ni el estado de ejecución de cada contrato. *Contratos Laborales: Se encuentran archivados en diferentes carpetas, sin soportes legales para pago, ni el seguimiento de ejecución del mismo.
  • Prorroga automática de contratos, por falta de control y seguimiento de los mismos.
  • Pagos a contratos sin el cumplimiento de los requisitos legales.

*Carencia de pruebas documentales para la exigibilidad de cubrimiento de las pólizas ante algún siniestro.

  • Pérdida de documentos legales.

*Carencia de archivo histórico de Contratación.

*No se puede establecer la vigencia de los contratos.

*Levantamiento de una relaciòn fìsica de contratos existentes en las Etapas I y II.
  • Implementar el archivo de los contratos en forma de expedientes, con todos sus soportes legales, en forma consecutiva y debidamente foliados, de acuerdo a las normas de gestiòn documental.
  • Establecimiento de un protocolo para el seguimiento, ejecución, terminación y archivo de los contratos.

*Implementar hoja de ruta para cada contrato.

*Auditoria trimestral del estado de los contratos de la Coopropiedad.

100% contratos firmados, que deben ser archivados como expedientes con sus soportes legales, para poder ejercer el control de los mismos.La carencia de un expediente por cada contrato, debidamente foliado con todos sus soportes legales y copia de los respectivos pagos; no permite establecer al día de hoy que contratos están vigentes y que pagos se les está realizando.
Documentación de Actas*Libro de Actas foliadas hasta diciembre de 2016, faltando en su consecutivo varias actas.* Pérdida de Información.

*Imposibilidad de validar el proceso y los criterios de toma de decisiones del consejo.

* Inspección de Libro de Actas en las etapas I y II.* Reconstruir información a partir de documentos entregados en el empalme del consejo saliente.100% de actas de Reuniones del Consejo 2017 al día, organizadas y archivadas.
2. Mantenimiento y Aseo – Etapa I
SUBTEMASESTADO EN QUE SE RECIBERIESGOS ASOCIADOSACCIONES DE CONTINGENCIA EJECUTADASPLANES DE ACCIÓNINDICADORESOBSERVACIONES
Contrato de Citofonía
  • Contrato por valor de $105,096,000
  • Pagado a la fecha el 95%, la suma de $93,561,000, sin seguimiento, no se evidencian controles al avance de la obra.
  • No se encontró estudio de mercado para el deteminar el valor de los equipos adquiridos por la copropiedad.
  • Se inició la ejecución del contrato sin tener el pago total de aporte por citofonia de los 517 apartamentos: 49 apartamentos no han pagado el valor causado por citofonia .
  • 164 apartamentos únicamente han cancelado el valor inicial de $30,000
  • A la fecha el contrato no ha sido terminado, pendiente efectuar evaluación de funcionamiento en cada uno de los apartamentos. * Cambio de condiciones en el contrato, para recaudar dineros de un tercero (Empresa) a los residentes por concepto de pago de Citófonos .
  • Falta estudio técnico
  • Conflicto de intereses por falta de información.
  • Sobrecostos sin precisar.
  • Afectación a la buena moral de los copropietarios* Extralimitación de funciones por realizar contratación sin el presupuesto total y por ende, comprometer el presupuesto de la copropiedad.
  • Pérdida o desvío de dineros por manejos de efectivo que no es responsabilidad de la copropiedad.
  • Verificación de las responsabilidades del Contratista
  • Identificación de equipos sin instalar y daños recurrentes.* Ubicación del domicilio de la empresa del contratista *Reunión con el contratista y reinicio de trabajos.
  • Verificar el funcionamiento de los citofonos instalados.

*Proceder a instalar las unidades faltantes.

  • Disponer del efectivo necesario para liquidar el contrato.
  • Definir una política de pago oportuno y buen servicio.
  • Programación mantenimientos anuales
  • El contrato se encuentra en revisión jurídica.
100% del contrato terminado y liquidado, a fecha 15 de julio de 2017.
Mantenimiento de Cubiertas
  • No existen cuadros de rutas de mantenimiento que permitan identificar el mantenimiento a las cubiertas de las 11 torres. Se evidencian 3 apartamentos críticos por la temporada invernal, ubicados en pisos 12.
  • No existe planeación y proyección presupuestal que permita identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
  • No hay políticas definidas de mantenimiento general.
  • Afectación a propiedad privada de Copropietarios y a su calidad de vida.
  • Daños graves a las estructura de las cubiertas de las torres.
  • Sobrecostos por reparaciones fuera del tiempo adecuado.
* Evaluación de PQRS relacionadas, Identificación de daños y establecimiento de Prioridades
  • Realizar diagnóstico de las cubiertas de las 11 torres y de las fachadas de la copropiedad.

*Planear y presupuestar el mantenimiento de las cubiertas.

  • Proyectar los mantenimientos de acuerdo a la priorización que se realice en campo.(1)
* Realizar mínimo 4 mantenimientos de cubiertas (Aptos) por mes, garantizando la cobertura del 100% de las necesidades identificadas.Aprovechamiento del recurso humano en los mantenimientos de Cubiertas. (1)
Actividades de Jardinería
  • Empleado de tiempo completo
  • Subutilizado para la función propia de ornato de la copropiedad. *No existe supervisión y asignación de tareas
* Subutilización del recurso humano, por inexistencia de una plan de trabajo y seguimiento. * Sobrecostos en nómina
  • Verificación de contratos laborales
  • Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
  • Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
* Definir una política regularizada de mantenimientos generales de tipo preventivo y correctivo .
Programación y

Organización del trabajo del Todero

  • Empleado de tiempo completo.
  • Subutilizado para la función propia de mantenimientos de la copropiedad.
  • No existe supervisión y asignación de tareas
  • Mantenimientos nulos ó deficientes ante la carencia de rutas de programación en las torres y áreas comunes * Sobrecostos por ineficiencia en los mantenimientos preventivos.
  • Deterioro de las Zonas Comunes
  • Verificación de contratos laborales
  • Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
  • Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
  • Realización de reparaciones menores
* Programación mantenimientos anuales. * Definir contratación optima para la copropiedad. *Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios y activos de la copropiedad.
Aseo* Contrato con empresa ASERVIP por valor de $5,949,610 * No existe cuadros diarios y semanales de mantenimientos * Se carece de supervisión efectiva.
  • Cobro adicional por insumos de aseo que genera Sobrecostos.
  • Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.
* Reunión con proveedor y contratista de aseo.* Definir contratación optima para la copropiedad. *Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios y activos de la copropiedad.
Inventarios
  • Se reciben inventarios de Oficinas por escrito.
  • Inventarios de Herramientas y Maquinaria sin verificar.
  • Pérdida y/o daño de Herramientas y Maquinaria
  • Gastos injustificados por falta de control* Sobrecostos
* Inventarios de Oficinas verificados y actualizados. * Revisión parcial de algunos elementos.
  • Realizar el levantamiento de inventarios de Herramientas, Maquinarias y Equipos de la copropiedad.
  • Identificar lo que se encuentra en buen estado y lo que requiere mantenimiento, sustitución o baja.
* Realizar la identificación del 100% de los activos de la copropiedad, en un termino de 30 días.
Shuts de Basura
  • 71 Canecas por toda la etapa, 30% deterioradas, que por su condición ya no cumplen con los requerimientos para el almacenamiento de los residuos.
  • Pisos deteriorados con fisuras que impiden la adecuada limpieza e higiene.
  • Desniveles de los pisos que favorecen la acumulación de residuos liquidos.
  • Ausencia de iluminación en algunos de los Shuts
  • Ausencia de Señalización y Carteles informativos que incentive la clasificación de los residuos y buenas prácticas en su manejo.
  • Afectación a la copropiedad por incumplimiento de normas sanitarias.
  • Afectación a la buena imagen y estetica de la copropiedad.
* Ronda por las instalaciones de los Shuts, observando su estado e identificando y registrando los aspectos a mejorar para el para le mejoramiento de las no conformidades.* Adecuación de los Shuts de Basuras de conformidad con las normas.

*Establecer un presupuesto y planeación para la ejecuciónd e la obra

* Se entregará tarea a la nueva Administración para vincularla en cronograma de trabajo.
Contrato de Sendero Peatonal
  • Contrato por valor de $159,508,572
  • Pagado a la fecha el 93%, restando por pagar la suma de

$16,901,714

*Sin seguimiento, no se evidencian controles al avance de la obra.

  • No se encontró evidencia de para deteminar el valor a contratar.
  • Se viene ejecutando el contrato con presupuesto de la copropiedad .
  • En el contrato se incluyó el mantenimiento exterior de unos

apartamentos que presentaban humedad

  • A la fecha el contrato no ha sido terminado, pendiente efectuar evaluación y liquidado.
  • Pendiente que el contratista realice los correctivos requeridos.
  • Falta estudio técnico
  • Conflicto de intereses por falta de información.
  • Afectación a la buena moral de los copropietarios* Extralimitación de funciones por realizar contratación sin cumplimiento de requisitos técnicos y comprometiendo el presupuesto de la copropiedad.
* Verificación de las responsabilidades del Contratista * Identificación de losas dañadas y daños recurrentes. *Reunión con el contratista y finalización de trabajos.
  • Verificar la terminación del contrato.

*Proceder a realizar las correcciones respectivas faltantes.

  • Disponer del efectivo necesario para liquidar el contrato.
  • Definir una política de pago oportuno y buen servicio.
  • Programación mantenimientos anuales con estudios tecnicos.
100% del contrato terminado y liquidado, a fecha 15 de julio de 2017.
Mantenimiento de Cubiertas
  • No existen cuadros de rutas de mantenimiento que permitan identificar el mantenimiento a las cubiertas de las 12 torres. Se evidencian 6 apartamentos críticos por la temporada invernal, ubicados en pisos 12.
  • No existe planeación y proyección presupuestal que permita identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
  • No hay políticas definidas de mantenimiento general.
  • Afectación a propiedad privada de Copropietarios y a su calidad de vida.
  • Daños graves a las estructura de las cubiertas de las torres.
  • Sobrecostos por reparaciones fuera del tiempo adecuado.
* Evaluación de PQRS relacionadas, Identificación de daños y establecimiento de Prioridades
  • Realizar diagnóstico de las cubiertas de las 12 torres y de las fachadas de la copropiedad.

*Planear y presupuestar el mantenimiento de las cubiertas.

  • Proyectar los mantenimientos de acuerdo a la priorización que se realice en campo.(1)
* Realizar mínimo 4 mantenimientos de cubiertas (Aptos) por mes, garantizando la cobertura del 100% de las necesidades identificadas.Aprovechamiento del recurso humano en los mantenimientos de Cubiertas. (1)
Actividades de Jardinería
  • Aportado por el proveedor de aseo.
  • No existe supervisión y asignación de tareas
* Deterioro de las zonas verdes por falta de un plan de trabajo definido.
  • Verificación de contratos laborales
  • Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
  • Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
* Definir una política regularizada de mantenimientos generales de tipo preventivo y correctivo .
Programación y

Organización del trabajo del Todero

  • Aportado por el proveedor de aseo.
  • No existe supervisión y asignación de tareas
  • No hay políticas definidas de mantenimiento general.
  • No existe planeación ni proyección presupuestal que permitan identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
  • Roles del todero no definidos claramente.
  • Mantenimientos nulos ó deficientes ante la carencia de rutas de programación en las torres y áreas comunes * Sobrecostos por ineficiencia en los mantenimientos preventivos.
  • Deterioro de las Zonas Comunes
  • Desplazamiento de tiempo en actividades que no corresponden a los objetivos del cargo.
  • Verificación de contratos laborales
  • Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
  • Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
  • Realización de reparaciones menores
  • Programación mantenimientos anuales.
  • Definir contratación optima para la copropiedad.
Aseo
  • Contrato con empresa privada. (Cómo se llama la empresa y cuanto vale por mes, ofrecer los mismos datos que en Etapa I)
  • No existe cuadros diarios y semanales de mantenimientos, carece de supervisión.
  • Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.
  • Deterioro de las zonas comunes por falta de planeación y supervión efectiva.
* Reunión con proveedor y contratista de aseo.* Definir contratación optima para la copropiedad. *Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios y activos de la copropiedad.
Inventarios
  • Se reciben inventarios de Oficinas por escrito.
  • Inventarios de Herramientas y Maquinaria sin verificar.
  • Pérdida y/o daño de Herramientas y Maquinaria
  • Gastos injustificados por falta de control* Sobrecostos
* Inventarios de Oficinas verificados y actualizados. * Revisión parcial de algunos elementos.
  • Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios de Herramientas, Maquinarias, Equipos y activos en general de la copropiedad.
  • Identificar lo que se encuentra en buen estado y lo que requiere mantenimiento, sustitución o baja.
* Realizar la identificación del 100% de los activos de la copropiedad, en un termino de 30 días.
Citofonía* Contrato ejecutado hace mas de dos años.

*No se encontró registro de mantenimiento por equipos dañados ó fuera de servicio.

  • Deterioro de Equipos por ausencia de mantenimeinto preventivo.
  • Inseguridad por ineficiencia en las comunicaciones.
* Reestablecer contacto con empresa prestadora de serviciosde mantenimiento de Citofonía y programar mantenimeintos.
Mantenimiento de

Puertas Portería Principal y Torres

  • Visagras deterioradas
  • Puertas desajustadas
  • Daños a la infraestructura.
  • Inseguridad en el ingreso a las torres
  • Lesiones a personas por caída de una puerta.* Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.
*Programar Mantenimientos
Shuts de Basura
  • 71 Canecas por toda la etapa, 30% deterioradas, que por su condición ya no cumplen con los requerimientos para el almacenamiento de los residuos.
  • Pisos deteriorados con fisuras que impiden la adecuada limpieza e higiene.
  • Desniveles de los pisos que favorecen la acumulación de residuos liquidos.
  • Ausencia de iluminación en algunos de los Shuts
  • Ausencia de Señalización y Carteles informativos para la clasificación de los residuos y buenas prácticas en su manejo.
  • Afectación a la copropiedad por incumplimiento de normas sanitarias.
  • Afectación a la buena imagen y estetica de la copropiedad.
* Ronda por las instalaciones de los Shuts, observando su estado e identificando y registrando los aspectos a mejorar para el para le mejoramiento de las no conformidades.* Adecuación de los Shuts de Basuras de conformidad con las normas.

*Establecer un presupuesto y planeación para la ejecuciónd e la obra

* Adecuar el Shut de basuras en un termino de 60 días, acorde a las políticas sanitarias.* Se entregará tarea a la nueva Administración para vincularla en cronograma de trabajo.
2. Mantenimiento y Aseo – Etapa 2
SUBTEMASESTADO EN QUE SE RECIBERIESGOS ASOCIADOSACCIONES DE CONTINGENCIA EJECUTADASPLANES DE ACCIÓNINDICADORESOBSERVACIONES
Contrato de Sendero Peatonal
  • Contrato por valor de $159,508,572
  • Pagado a la fecha el 93%, restando por pagar la suma de

$16,901,714

*Sin seguimiento, no se evidencian controles al avance de la obra.

  • No se encontró evidencia de para deteminar el valor a contratar.
  • Se viene ejecutando el contrato con presupuesto de la copropiedad .
  • En el contrato se incluyó el mantenimiento exterior de unos

apartamentos que presentaban humedad

  • A la fecha el contrato no ha sido terminado, pendiente efectuar evaluación y liquidado.
  • Pendiente que el contratista realice los correctivos requeridos.
  • Falta estudio técnico
  • Conflicto de intereses por falta de información.
  • Afectación a la buena moral de los copropietarios* Extralimitación de funciones por realizar contratación sin cumplimiento de requisitos técnicos y comprometiendo el presupuesto de la copropiedad.
* Verificación de las responsabilidades del Contratista * Identificación de losas dañadas y daños recurrentes. *Reunión con el contratista y finalización de trabajos.
  • Verificar la terminación del contrato.

*Proceder a realizar las correcciones respectivas faltantes.

  • Disponer del efectivo necesario para liquidar el contrato.
  • Definir una política de pago oportuno y buen servicio.
  • Programación mantenimientos anuales con estudios tecnicos.
100% del contrato terminado y liquidado, a fecha 15 de julio de 2017.
Mantenimiento de Cubiertas
  • No existen cuadros de rutas de mantenimiento que permitan identificar el mantenimiento a las cubiertas de las 12 torres. Se evidencian 6 apartamentos críticos por la temporada invernal, ubicados en pisos 12.
  • No existe planeación y proyección presupuestal que permita identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
  • No hay políticas definidas de mantenimiento general.
  • Afectación a propiedad privada de Copropietarios y a su calidad de vida.
  • Daños graves a las estructura de las cubiertas de las torres.
  • Sobrecostos por reparaciones fuera del tiempo adecuado.
* Evaluación de PQRS relacionadas, Identificación de daños y establecimiento de Prioridades
  • Realizar diagnóstico de las cubiertas de las 12 torres y de las fachadas de la copropiedad.

*Planear y presupuestar el mantenimiento de las cubiertas.

  • Proyectar los mantenimientos de acuerdo a la priorización que se realice en campo.(1)
* Realizar mínimo 4 mantenimientos de cubiertas (Aptos) por mes, garantizando la cobertura del 100% de las necesidades identificadas.Aprovechamiento del recurso humano en los mantenimientos de Cubiertas. (1)
Actividades de Jardinería
  • Aportado por el proveedor de aseo.
  • No existe supervisión y asignación de tareas
* Deterioro de las zonas verdes por falta de un plan de trabajo definido.
  • Verificación de contratos laborales
  • Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
  • Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
* Definir una política regularizada de mantenimientos generales de tipo preventivo y correctivo .
Programación y

Organización del trabajo del Todero

  • Aportado por el proveedor de aseo.
  • No existe supervisión y asignación de tareas
  • No hay políticas definidas de mantenimiento general.
  • No existe planeación ni proyección presupuestal que permitan identificar el costo de los mantenimientos a corto plazo.
  • Roles del todero no definidos claramente.
  • Mantenimientos nulos ó deficientes ante la carencia de rutas de programación en las torres y áreas comunes * Sobrecostos por ineficiencia en los mantenimientos preventivos.
  • Deterioro de las Zonas Comunes
  • Desplazamiento de tiempo en actividades que no corresponden a los objetivos del cargo.
  • Verificación de contratos laborales
  • Identificación de funciones a desarrollar con base en tiempos y movimientos.
  • Reunión con el personal y apoyo en ejecución e identificación de tareas.
  • Realización de reparaciones menores
  • Programación mantenimientos anuales.
  • Definir contratación optima para la copropiedad.
Aseo
  • Contrato con empresa privada. (Cómo se llama la empresa y cuanto vale por mes, ofrecer los mismos datos que en Etapa I)
  • No existe cuadros diarios y semanales de mantenimientos, carece de supervisión.
  • Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.
  • Deterioro de las zonas comunes por falta de planeación y supervión efectiva.
* Reunión con proveedor y contratista de aseo.* Definir contratación optima para la copropiedad. *Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios y activos de la copropiedad.
Inventarios
  • Se reciben inventarios de Oficinas por escrito.
  • Inventarios de Herramientas y Maquinaria sin verificar.
  • Pérdida y/o daño de Herramientas y Maquinaria
  • Gastos injustificados por falta de control* Sobrecostos
* Inventarios de Oficinas verificados y actualizados. * Revisión parcial de algunos elementos.
  • Efectuar toma y levantamiento físico de los inventarios de Herramientas, Maquinarias, Equipos y activos en general de la copropiedad.
  • Identificar lo que se encuentra en buen estado y lo que requiere mantenimiento, sustitución o baja.
* Realizar la identificación del 100% de los activos de la copropiedad, en un termino de 30 días.
Citofonía* Contrato ejecutado hace mas de dos años.

*No se encontró registro de mantenimiento por equipos dañados ó fuera de servicio.

  • Deterioro de Equipos por ausencia de mantenimeinto preventivo.
  • Inseguridad por ineficiencia en las comunicaciones.
* Reestablecer contacto con empresa prestadora de serviciosde mantenimiento de Citofonía y programar mantenimeintos.
Mantenimiento de Puertas Portería Principal y Torres
  • Visagras deterioradas
  • Puertas desajustadas
  • Daños a la infraestructura.
  • Inseguridad en el ingreso a las torres
  • Lesiones a personas por caída de una puerta.* Afectación a la buena imagen y estética de la copropiedad.
Shuts de Basura
  • 71 Canecas por toda la etapa, 30% deterioradas, que por su condición ya no cumplen con los requerimientos para el almacenamiento de los residuos.
  • Pisos deteriorados con fisuras que impiden la adecuada limpieza e higiene.
  • Desniveles de los pisos que favorecen la acumulación de residuos liquidos.
  • Ausencia de iluminación en algunos de los Shuts
  • Ausencia de Señalización y Carteles informativos para la clasificación de los residuos y buenas prácticas en su manejo.
  • Afectación a la copropiedad por incumplimiento de normas sanitarias.
  • Afectación a la buena imagen y estetica de la copropiedad.
* Ronda por las instalaciones de los Shuts, observando su estado e identificando y registrando los aspectos a mejorar para el para le mejoramiento de las no conformidades.* Adecuación de los Shuts de Basuras de conformidad con las normas.

*Establecer un presupuesto y planeación para la ejecuciónd e la obra

* Adecuar el Shut de basuras en un termino de 60 días, acorde a las políticas sanitarias.* Se entregará tarea a la nueva Administración para vincularla en cronograma de trabajo.
3. PQRS
SUBTEMASESTADO EN QUE SE RECIBERIESGOS ASOCIADOSACCIONES DE CONTINGENCIA EJECUTADASPLANES DE ACCIÓNINDICADORESOBSERVACIONES
GeneralidadesSe recibe un listado de 53 peticiones quejas y reclamos pendientes por

responder. Se Resalta como mayor queja los temas de filtraciones debido a la temporada de invierno, presentando 32 qujas por este motivo. Algunos temas de facturación y cartera también hacen parte importante de las quejas recibidas con un total de 7 quejas, todas por cobro de la multa por inasistencia a la asamblea. En el campo de convivencia hay nueve quejas por ruidos principalmente de otros vecinos. 3 quejas por mantenimiento de puertas, citofonos, bombas de agua. Durante el mes de abril se reciben

6 quejas y en mayo 14 más, una de etapa 1 y las demás de etapa 2

*Desconfianza en la gestión.

  • Insatisfacción General de la comunidad, lo que promueve un ambiente de hostilidad.
  • Afectación de la calildad de vida de los residentes* No disponer de un registro actualizado de lo que está solicitando la comunidad.
  • Las quejas en facturación y cartera pueden causar descuadres contables.
  • Instrucciones a las asistentes de cada Etapa de indicar a los Residentes la presentación de PQRS únicamente por escrito de tal forma que siempre haya un registro.
  • Uno de los temas más relevantes corresponde a las filtraciones, para lo cual el Comité de Mantenimiento ha realizado ronda para establecer las prioridades y definir un plan de intervención.
  • Definir un modelo para el manejo de PQRs.
  • Desarrollar un aplicativo en Internet para que la Comunidad PCS pueda reportar las PQRs y a la vez obtener trazabilidad del trato de las mismas
  • En esta semana se circularizará a los propietarios vía e-mail para actualizar la base de datos.
  • Se está tomando el control de la página web del conjunto, ésta no se utilizaba y es una herramienta que favorece la comunicación.
Numero de quejas recibidas. Número de quejas resueltas/número de quejas recibidasCon la plataforma implementada se propondrán indicadores de seguimiento para todas las PQRs
4. Convivencia y Cultura Ciudadana
SUBTEMASESTADO EN QUE SE RECIBERIESGOS ASOCIADOSACCIONES DE CONTINGENCIA EJECUTADASPLANES DE ACCIÓNINDICADORESOBSERVACIONES
PQRS * De un total de 53 PQRS reportadas, entre el periodo de Enero a Mayo para la Etapa II, 13 (22%) son por Convivencia, de estás 8 (61,5%) son por Ruidos y perturbación de la tranquilidad, 3 (23%) por intolerancia e irrespeto y 2 (15,3%) por desaseo y desorden las áreas comunes. * La Etapa I no presenta reclamaciones por este concepto durante el periódo.
  • Conflictos graves entre vecinos.
  • Deterioro de la calidad de vida de los residentes.
  • Personas Lesionadas
  • Inseguridad
  • Deterioro en la imagen y estética del conjunto
* Canalizar las reclamaciones a través de comunicación escrita para ofrecer respuestas eficientes.* Promover encuentros entre vecinos para fortalecer el significado de vivir en comunidad y desarrollar estratégias de manera conjunta para incentivar mejores prácticas de convivencia.2 Torres de cada etapa convocadas por mes, para un total de 4 mensuales. Impacto al 100% en 6 meses
Seguridad*En general se percibe un ambiente seguro dentro del conjunto, aunque se han presentado eventos aislados de hurtos y bandalismo. * Ocasionalmente se percibe a algunos vigilantes en exceso de confianza “Estado de Confort”

  • El ingreso de los visitantes no se controla con la rigurosidad que se requiere. (Etapa II)
  • Los protocolos de seguridad se aplican de manera parcial según el equipo de vigilantes de turno. (Etapa II)
  • Presentación de robos y daños a la propiedad privada y común.
  • Pérdida de credibilidad de la comunidad en quienes prestan el servicio de vigilancia.
  • Afectación a la calidad de vida de los residentes.* Vunerabilidad ante actos delincuenciales
* Ninguna
  • Profundizar en los protocolos de seguirdad establecidos para la copropiedad y evalaur su aplicación.
  • Establecer reunión la Gerencia de la Empresa de Vigilancia para conocer el panorama de riesgos de la copropiedad * Conocer el modelo de evaluación que se tiene para el cumplimiento de las labores vigilancia
  • Establecer acuerdos tácticos y operativos para el mejoramiento de la seguridad del conjunto.
  • Panorama de riesgos actualizado y publicado.
  • Retroalimentación documetnada al

equipo de vigilancia * Check list de acuerdos

Mascotas*Algunas se desplazan sólas o sin correa. Algunos de sus propietarios aún no se responsabilizan plenamente de los residuos que éstas generan.

* Algunas personas demuestran un alto grado de intolerancia frente a las mascotas de otros residentes.

  • Proliferación de enfermedades por hábitos de higiene inadecuados.
  • Lesiones a los transeuntes por mordeduras, golpes o caídas.
  • Conflitos entre vecinos.
  • Deterioro en la imagen y la estética de la copropiedad.
* Ninguna
  • Fortalecer las campañas educativas que promuevan mejores prácticas en la tenencia de mascotas.
  • Cultivar la toleracia mediante comunicaciones positivas y permanentes que incentiven el respeto por la diferencia.
* Reducción de las quejas de los residentes por este concepto. * Áreas comunes limpias y libres de residuos de mascotas.
Manejo de Residuos
  • El Contratista encargado del reciclaje percibe mejores prácticas en la clasificación deresiduos en la Etapa I.
  • Baja cultura de manejo adecuado de los residuos en la Etapa II. * El orden y la clasificación de los residuos en los Shuts es altamente ineficiente.
  • Proliferación de enfermedades por hábitos de higiene inadecuados.
  • Propagación de Plagas
  • Deterioro en la imagen y la estética de la copropiedad.* Deterioro de la Calidad de vida
* Ronda por las intalaciones de los Shuts y centros de acopio, evaluando su estado, funcionalidad y cumplimiento.
  • Implementar señalización, que refuerce los conceptos de clasificación de los residuos y adecuadas prácticas en el manejo de los mismos.
  • Programar actividad pedagógica que contribuya a la creación de cultura.
  • Contactar entidad de apoyo
  • Cronograma de actividades definido a

Agosto de 2017

Sentido de pertenencia
  • Por general la población infantil del conjunto hace uso adecuado de las zonas comunes y tienen comportamiento adecuado.

*Existen imaginarios en el colectivo de que los NO-Propietarios, causan más daños a la copropiedad y son desinteresados por los asuntos de la misma. Indiferencia.

  • Con frecuencia se observa un ambiente de critica destructiva, desplazando la responsabilidad de las cosas que no están bien dentro de la copropiedad a ciertos grupos o personas.
  • Un segmento muy reducido de los residentes se inquieta por los problemas de la comunidad y son aún menos los que aportan soluciones.
  • Se observa una alta orientación a la queja y al reclamo, cuando las personas se sienten vulneradas, a tal punto que algunos consideran un derecho vulnerar a otros.
  • Baja actitud propositiva en soluciones orientadas a la mejora.
  • Actos discriminatorios
  • Malos entendidos
  • Ambiente negativo y pesimista
  • Pánico colectivo
  • Conflictos entre vecinos
  • Deterioro de la Calidad de vida
  • Observación de campo
  • Charlas con algunos residentes.
  • Promover encuentros entre vecinos para fortalecer el significado de vivir en comunidad y desarrollar estratégias de manera conjunta para incentivar mejores prácticas de convivencia.
  • Diseñar y ejecutar actividades con la población infantil y adolescente del conjunto, que promuevan los valores de la convivencia y que los hagan protagonistas y promotores de cambio cultural al interior de sus hogares.
  • 2 Torres de cada etapa convocadas por mes, para un total de 4 mensuales.

Impacto al 100% en 6 meses

  • Cronograma con temáticas y actividades a desarrollar con la población infantil y adolescente.
Comunicación Asertiva
  • En ocasiones se filtra información tergiversada entre la comunidad que se da como cierta sin confirmar ni validar.
  • Algunos miembros de la copropiedad no evaluan la pertinencia de la comunicación en tiempo, espacio y lugar, por lo que esperan ser atendidos a cualquier momento y en cualquier lugar, sin validar coon su interlocutor si éste lo puede atender.
  • Se observa una tendencia a hacer reclamaciones que no se enfocan en la necesidad y la solución requerida, sino más bien en emitir juicios y apreciaciones, algunas sin fundamento.
  • La comunidad en general se ha sentido vulnerada en este aspecto, ya que muchas de sus solicitudes, quejas y sugerencias no han sido atendidas, lo que ha generado malestar y escepticismo.
  • Malos entendidos
  • Ambiente negativo y pesimista
  • Pánico colectivo
  • Vulnerar los derechos de las personas* Ambiente de escepticismo, desconfianza y desesperanza.
* Sistematización de todas la comunicaciones emitidas durante el periodo de Enero a Mayo del presente.

*Se establecieron categorias para su analisis y priorización.

  • Diseño e implementación de un modelo para la recepción y manejo de PQRS, dónde se parametricen tiempos y niveles de respuesta.
  • Implementación de aplicativo para la adminitración de PQRS* Promover encuentros entre vecinos para fortalecer el significado de vivir en comunidad y desarrollar estratégias de manera conjunta para incentivar mejores prácticas de convivencia.
  • Apalancamiento en herramientas tecnológicas para mejorar los procesos de divulgación de información a la comunidad.
  • Presencia periódica y programada de los consejeros en las Etapas para interactuar con los residentes.
  • Prueba piloto de Aplicativo para el mes de Julio/2017
  • Aplicativo en ejecución para

agosto/2017

  • Instalación de Monitores para la divulgación de infomación a Julio/2017 * Cronograma de Asistencia de Consejeros a la administración.
Actitud hacia la

Administración y el Consejo

  • Debido a experiencias pasadas no gratas se percibe escepticismo en la gestión del consejo de administración.
  • Idea muy arraigada acerca de que los problemas de la copropiedad y sus soluciones son de responsabilidad de la Adminitración y el Consejo.
  • Ambiente de escepticismo, desconfianza y desesperanza.
  • Desempoderamiento y desinterés de la comunidad respecto a la responsabilidad colectiva que se tiene de la realidad en la que se vive.
* Trabajo en equipo y unificado por parte del consejo, con objetivos alineados y orientados en intereses colectivos.
  • Estrategia de Gestión a la Vista que proyecte transparencia y rigurosidad en procesos, decisiones y acciones .
  • Estudio y aplicación de Código de conducta de los consejeros.
  • Presentación de Informes de Gestión Administrativa y de Consejo con periodicidad trimestral.
  • Sesión de Consejo orientada a la revisión y estudio del Còdigo de Conducta para Julio/2017
Manejo de Conflictos
  • Gran parte de la comunidad escucha y es paciente ante las necesidades, dando tiempo prudencial para su solución.
  • Tendencia a personalizar los conflictos y magnificar su trascendencia.* Baja disposición al diálogo por parte de algunos miembros de la comunidad, tendiendo a manifestarse continuamente a través de derechos de petición, que en algunos casos no están bien fundamentados.
  • Actitud defensiva ante el diálogo con otros, demostrando intransigencia frente la otra parte.
  • Ambiente hostil y de prevención con las personas.
  • Hipersensibilidad en el ambiente
  • Reactividad en las personas y actitud defensiva.
  • Proliferación de conflictos.
* Atención prioritaria a los requerimientos de algunos residentes.* Apalancarse en entidades especializadas para desarrollar actividades comunitarias que ofrezcan herramientas para el manejo adecuado de conflictos.* Efectuar mínimo una actividad semestral relacionada con esta temática.

 

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